Тема кажется бюрократической до первого неприятного случая: потерянный телефон, чужой доступ к переписке, запрос от третьих лиц. Разберём по существу, потому что здесь у психолога есть обязанности, а не только этические ориентиры.

Что говорит закон Обработка персональных данных в России регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ. Сведения о состоянии здоровья он относит к особой категории персональных данных — для них установлен более строгий режим, чем для обычных сведений вроде имени и телефона. Записи психолога о клиенте — его состоянии, обращениях, ходе работы — по своему характеру относятся именно к этой категории. Точная квалификация ваших конкретных записей и требуемое правовое основание — вопрос к юристу; ссылка на текст закона в источниках.

Где нельзя хранить записи о клиентах

  • Мессенджеры. Переписка с клиентом и заметки в чате с собой — это хранение на стороннем сервисе без вашего контроля над доступом.
  • Заметки телефона без защиты. Один потерянный телефон — и данные у чужих людей.
  • Общие таблицы и облачные документы со ссылкой «для всех, у кого есть ссылка». Самая частая утечка не от взлома, а от такой ссылки.
  • Рабочий компьютер организации, если вы ведёте частную практику: доступ к нему есть не только у вас.
Короткий ответ Записи о клиентах относятся к особой категории данных, и для них нужен более строгий режим: контролируемый доступ, отсутствие лишних копий, понятный срок хранения. Практический минимум — одно место хранения вместо пяти, доступ только у вас, никаких клиентских данных в мессенджерах и общих ссылках.

Практический минимум, с которого стоит начать

  1. Одно место вместо пяти. Пока заметки в трёх приложениях, разговор о защите бессмысленен: вы не знаете, где что лежит.
  2. Разделить содержание и опознание. В рабочих записях и в примерах для супервизии не нужны полные имена и контакты: то, что не может опознать человека, безопаснее.
  3. Понятный срок хранения. Данные не хранятся «вечно на всякий случай» — определите срок и придерживайтесь его.
  4. Порядок при завершении работы. Что происходит с записями, когда клиент ушёл: удаляются, обезличиваются или хранятся до срока.
  5. Правило для чеков и оплат. В назначении платежа не должно быть темы обращения — только нейтральное наименование услуги.
Как это выглядит на практике

Психогусь и создавался как ответ на эту задачу: карточки клиентов, заметки по сессиям и история работы лежат в одной среде с доступом только у вас, а не расползаются по мессенджерам и таблицам. Это снимает главный источник риска — лишние копии в местах, которые вы не контролируете.

Попробовать бесплатно месяц

Что делать, если сейчас всё в заметках телефона

Не пытаться сделать всё сразу. Порядок, который реально доводят до конца: сначала перенести активных клиентов в одно защищённое место, потом разобрать архив (обезличить или удалить по сроку), потом закрыть каналы утечки — общие ссылки, переписку с клиентскими данными, старые таблицы. На это уходит вечер, а не месяц.

Вопросы и ответы

Нужно ли психологу что-то оформлять как тому, кто обрабатывает данные?

Это зависит от того, как именно организована ваша практика, и относится к юридическим требованиям, а не к этике. Вопрос из тех, что стоит один раз задать юристу и закрыть насовсем.

Можно ли обсуждать случай на супервизии?

Да, и это профессиональная норма — при условии, что случай представлен так, что клиента нельзя опознать. Разбор форматов — в статье про супервизию.

Что делать при запросе информации о клиенте от третьих лиц?

Не отвечать сразу и не отказывать грубо: у разных запросов разный правовой вес. Это тот случай, когда формулировку ответа стоит согласовать с юристом, а не решать по интуиции.

Источники